作为外贸大国，做出海生意的企业经常需要给海外潜在意向客户发放宣传册、产品规格书、演示视频、功能介绍资料，一般出于资料保密，在客户找上门后，由销售沟通了解客户背景及需求后才会给客户发送电子资料，通常使用海外客户习惯的邮件形式或者网盘链接的方式发送；一部分可公开的市场宣传资料则放置在自己的官网上，弄个PDF文件下载链接，让客户自行下载。

存在的问题

但上述这些做法存在若干的问题。

问题1：文件太大，作为附件发送的话收发邮件的效率太低。

有时候给客户发个演示视频，文件动辄就是上百MB，放到附件发送不太合适。由于编解码协议的技术原因，发送100MB的附件，邮件大小可能会膨胀33%到133MB，无论是用户发资料邮件还是收集者接收大邮件，都将体验到难以忍受的蜗牛般的速度，而且大附件会长期占用所有相关用户的邮箱容量，造成不必要的浪费。有些客户的邮箱服务器网关还会限制附件的尺寸，超过则直接退信了。

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问题2：通过网盘发送链接，需登录下载，存在资料外泄风险

使用国内网盘作为中转存储可以大大提升效率，例如百度网盘、QQ中转站、360网盘等，然后将链接发给客户或者潜在客户私域群。但国内网盘几乎都需要实名注册并登录才可使用，对于不管是国内客户还是海外客户来说，都不太方便。如果是海外客户的话，那么使用Google Drive或者Dropbox这种网盘，倒是可以创建免登录下载的共享，但坏处也有，资料都存放在员工自己的个人网盘手里了，员工离职会导致资料外泄、交接也非常麻烦。

问题3：资料发给客户之后，版本无法及时更新同步

一般企业里的品牌市场部或者产品运营团队会长期维护更新产品资料，而通过将资料打包发给客户之后，后续这些旧版本的资料就失去了更新的机会。而这些旧资料可能会在客户的企业内部流通，造成信息偏差。

如何解决

✅搭建企业团队网盘，全面掌控产品的资料更新和外发流程

采用丰盘ECM这样的私有网盘搭建资料共享平台，相较于公共云盘而言，会更加可控一些。由于资料存储和账号管理都是在企业IT管理员的管辖范围内，谁负责资料更新、谁有权限外发给客户，都非常容易管控。即使员工离职了，也不影响发给客户的资料的可访问性。

另外一方面，与客户共享的资料，可以得到及时更新，再也不用担心客户访问到旧版本的文档资料。

✅外发资料在线预览，免注册、免下载

像丰盘ECM这样的企业级私有网盘，相较于传统FTP来说，除了权限管控会更加精细化、易于管理之外，更重要的是，绝大多数Office文档如PDF、Word、PPT、Excel以及视频、图片等主流格式，都可以在电脑侧和手机端的浏览器上直接在线查阅，客户并不需要下载到本地电脑。这样一方面提升了用户体验，另外一方面通过水印技术也大大降低了资料外泄的风险。

结合丰盘ECM特色的外网分享插件，客户无需注册系统内部账号，即可通过类似百度网盘提取码这样的访问口令，或者海外客户常用的邮箱账号登录访问共享资源。

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